El registro horario digital obligatorio todavía no está en vigor en España. Lo que sí es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 es que todas las empresas españolas (sin importar tamaño ni sector)lleven un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y de finalización. Esta obligación procede del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, las empresas deben conservar estos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Lo que la ley actual no exige es que ese registro sea digital. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone ninguna herramienta concreta: papel, hoja de cálculo o software especializado son igual de válidos ante la Inspección de Trabajo, siempre que el sistema sea fiable, objetivo y accesible para la persona trabajadora, sus representantes legales y la propia Inspección. El problema no es el formato en sí: es que un papel mal llevado o un Excel sin control de cambios raramente cumplen esos tres requisitos, y ahí es donde empiezan los problemas reales para muchas pymes.
Registro horario digital obligatorio en 2026: qué exige la ley
Aquí es donde se genera casi toda la confusión. El Gobierno lleva casi un año tramitando un nuevo Real Decreto que sí obligaría a todas las empresas a usar sistemas exclusivamente digitales, trazables e inmutables, con acceso remoto para la Inspección. La medida se separó de la reforma de reducción de jornada a 37,5 horas en septiembre de 2025, tras el fracaso de esta última en el Congreso, y desde entonces se tramita como decreto independiente.
Pero el proceso se ha frenado. El Consejo de Estado emitió el 23 de marzo de 2026 un dictamen muy crítico sobre el proyecto, señalando que su impacto económico no estaba bien evaluado y que las garantías de protección de datos eran insuficientes. A finales de julio de 2026, los ministerios de Trabajo y Economía acordaron aplazar la aprobación a septiembre de 2026 para reelaborar el texto e incorporar esas objeciones.
Traducido: no hay fecha de entrada en vigor confirmada. El decreto puede llegar antes de que acabe el año, puede retrasarse más, y el contenido final periodos de adaptación para pymes incluidos todavía puede cambiar respecto a los borradores que circulan. Si en algún sitio ves una fecha exacta presentada como segura, tómala con pinzas.
Los mitos más repetidos sobre el registro horario digital obligatorio
Mito 1: «Ya toca fichar en digital»
Falso. Hoy, en agosto de 2026, la obligación vigente sigue siendo la del RDL 8/2019: registrar la jornada de forma fiable, no necesariamente digital. El decreto que impondría el formato digital en exclusiva todavía no se ha aprobado ni publicado en el BOE.
Mito 2: «El papel y el Excel ya son ilegales»
Tampoco. Siguen siendo formatos válidos hoy, aunque en la práctica son los que más problemas dan ante una inspección: hojas sin fecha de creación verificable, celdas modificadas sin dejar rastro o registros que «coinciden» de forma sospechosa con el horario del contrato. La ley no prohíbe el papel; lo que penaliza es que el registro no sea fiable, sea cual sea el soporte.
Mito 3: «Hay una fecha confirmada de entrada en vigor»
No la hay. Lo único confirmado es que el decreto sigue en fase de revisión tras el dictamen del Consejo de Estado y que su aprobación se ha reubicado para septiembre de 2026, sin garantía de que ese plazo se cumpla.
Mito 4: «La multa de hasta 7.500 € es por no tener un sistema digital»
Este es de los más extendidos y de los más engañosos. La sanción por infracción grave según la LISOS de 751 a 7.500 € desde la actualización de 2021 se aplica desde 2019 por no tener un registro de jornada fiable, objetivo y accesible, no por el hecho de que ese registro sea o no digital. Una empresa puede llevar un Excel impecable y estar en regla; otra puede tener una app de fichaje y seguir siendo sancionable si el sistema no es realmente trazable.
Qué pasa si tu empresa no cumple con el registro de jornada hoy
Aunque el foco mediático esté en el futuro registro horario digital obligatorio, la Inspección de Trabajo no ha dejado de actuar sobre la obligación vigente desde 2019. Las campañas de control sobre el registro de jornada llevan varios años intensificándose, y no tener un sistema fiable sea cual sea su formato sigue siendo una infracción grave sancionable. A eso se suma un riesgo menos comentado: si un trabajador reclama horas extra no pagadas y la empresa no puede aportar un registro creíble, los tribunales aplican la inversión de la carga de la prueba. Es la empresa quien tiene que demostrar que esas horas no se hicieron, no el trabajador quien tiene que demostrar que sí.
Esperar a que se publique el decreto digital para «ponerse al día» es, por tanto, una estrategia arriesgada: la obligación que sí es exigible hoy y por la que ya se sanciona es la de 2019, no la que todavía está en trámite.
¿Las pymes pequeñas están exentas del registro horario?
No. Es otro de los mitos que más circula, sobre todo entre autónomos con dos o tres empleados. Ni la obligación vigente del RDL 8/2019 ni el proyecto de decreto sobre el registro horario digital obligatorio distinguen por tamaño de plantilla: todas las empresas, tengan un empleado o quinientos, deben registrar la jornada. Lo que sí se ha debatido en los borradores del nuevo decreto es un plazo de adaptación más largo para pymes una vez se apruebe, pero eso no equivale a una exención, solo a más tiempo para adaptarse cuando llegue el momento.
Cómo preparar tu pyme sin esperar al BOE
No hace falta esperar a que se publique el decreto para dejar de estar expuesto. Tres pasos con los que cualquier pyme puede ponerse en orden ya:
Audita tu sistema actual. Si usas Excel o papel, pregúntate si de verdad puedes demostrar, para cualquier trabajador y cualquier día de los últimos cuatro años, la hora de entrada y salida sin que nadie pueda alegar que se modificó después. Si la respuesta no es un sí rotundo, tienes un problema hoy, no en el futuro.
Da acceso real a quien lo necesita. La ley exige que el trabajador, sus representantes y la Inspección puedan acceder al registro. Un archivo que solo abre RRHH no cumple ese requisito, tenga el formato que tenga.
Adelántate al formato digital, aunque todavía no sea obligatorio. Cuando el decreto se apruebe sea en septiembre, en diciembre o más adelante es previsible que llegue con plazos de adaptación ajustados. Migrar ahora, con calma, evita hacerlo después con prisas y sin margen de error.
En CamaleónCloud llevamos tiempo viendo pymes que se lanzan a implementar un sistema de fichaje justo cuando ya tienen la inspección encima. Si prefieres no estar en ese grupo, Jornada registra la jornada de forma trazable e inmutable, con acceso para empleados e Inspección, y queda ya preparado para lo que traiga el nuevo decreto en cuanto se publique.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio
¿Puedo seguir usando una hoja de Excel para fichar en 2026?
Sí, siempre que puedas demostrar que el registro es fiable, no manipulable a posteriori sin dejar rastro y accesible para trabajadores e Inspección. Un Excel compartido sin control de versiones es, en la práctica, difícil de defender ante un inspector.
¿Qué pasa si mi empresa no tiene ningún sistema de registro?
Es la situación de mayor riesgo: la falta absoluta de registro es infracción grave según la LISOS, con sanción de 751 a 7.500 €, independientemente de si algún día llega o no el decreto digital.
¿Cuándo entrará en vigor el registro horario digital obligatorio?
A día de hoy no hay fecha confirmada. El decreto está en revisión tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado y su aprobación se ha reubicado para septiembre de 2026, sin garantías sobre ese plazo.
¿Me conviene digitalizar el registro de jornada aunque todavía no sea obligatorio?
En la mayoría de los casos, sí. Un sistema digital bien implementado suele ser más fácil de defender ante una inspección que el papel o el Excel, y evita tener que migrar con prisas cuando el nuevo decreto finalmente se publique.
El registro horario digital obligatorio llegará, pero todavía no ha llegado. Mientras tanto, la obligación que de verdad se está sancionando es la de siempre: tener un sistema de registro fiable. Cumplirla hoy no solo evita multas: es el paso más sencillo para no tener que improvisar cuando la nueva norma sea, por fin, una realidad.